Unternehmen, in denen täglich viele Mitarbeiter elektronische Dokumente erstellen und zahlreiche Netzlaufwerke oder persönliche Ablagen für elektronische Dokumente existieren, geraten zunehmend in Handlungsdruck, weil ein effizientes Auffinden und Bearbeiten von dokumentengebundenen Informationen kaum noch zu gewährleisten ist. Kleine und mittelgroße Unternehmen stellen jedoch bei der Suche nach einer geeigneten Lösung rasch fest, dass die Investitions- und Betriebskosten für eine funktional annähernd vollständige Enterprise Content Management Lösung das verfügbare Budget oft deutlich überschreiten.

Da kommen die großen Softwarelieferanten wie IBM, Microsoft und Oracle gerade recht, die mit neuen preiswerten Produktangeboten in den Markt drängen. Wesentliche Funktionen aus den Bereichen Collaboration, Portal und Content Management werden zu attraktiven Paketen geschnürt, sodass sich für Anwender die Überlegung aufdrängt, ob sich solche Ansätze sinnvoll in eine ECM-Strategie einbetten lassen.